Tout d’abord rappel de quelques définitions

Contrôle « vérification, inspection attentive de la régularité d’un acte, d’une pièce » (Petit Robert) Conseil « Avis que l’on donne à quelqu’un sur ce qu’il doit faire ou ne pas faire » (Wikipedia), et Bienveillance (« disposition favorable envers quelqu’un »  (Petit Robert) mais également « bonne vigilance » (Wikipedia).

Audit « procédure de contrôle de la comptabilité, de la gestion d’une entreprise et de l’exécution de ses objectifs » (Petit Robert) ; « Processus systématique, indépendant et documenté permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans quelle mesure les éléments du système cible satisfont aux exigences des référentiels du domaine concerné. » (Wikipedia).

PAC : Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences, nouvelle appellation des ex OF Organisme de Formation.

Il est clair que la sémantique ne présente pas toutes les subtilités dont les OC et les auditeurs auraient besoin pour appuyer leur manière de faire.

Réflexion sur la posture de l’auditeur Qualiopi, processus d’amélioration continue, au regard d’une expérience personnelle.

Si l’accompagnement à la certification Qualiopi m’a procuré de forts plaisirs dès que j’ai mis en place cette prestation, je n’ai pas recherché la prestation d’audit dans un premier temps.

Réaliser des audits me paraissait néanmoins important tant sur le plan professionnel de compréhension de l’écosystème que sur celui de ma légitimité dans le cadre des accompagnements à la certification Qualiopi. La notion de contrôle, telle que ressentait dans l’audit, ne correspondait pas à ma posture professionnelle habituelle, me situant sur les champs de la médiation, de l’accompagnement aux questionnements et aux prises de décisions qui peuvent en découler.

Dans ma vision, l’accompagnement n’est pas du conseil mais une stimulation des capacités de l’accompagné par des questionnements, la remise d’informations ou de documents pour conduire l’interlocuteur à construire ses propres solutions. C’est, par exemple, amener l’interlocuteur à trouver les réponses qui pourront exprimer, expliciter ses singularités, son niveau de compétences et de professionnalisme et à en dégager ou créer des éléments pouvant en attester (VAE, CV par exemple).

L’auditeur n’est ni un conseil ni un contrôleur et doit se situer dans la bienveillance (cf. la double définition indiquée en début d’article).

Ce que j’ai compris sur le fait que l’audit n’est pas du contrôle pourrait être représenté par le fait qu’un manque de preuve détecté à un instant « t » de l’audit et qui sera présenté à l’auditeur à un instant « t+x » de ce même audit permettra de lever une non-conformité potentielle. Dans le cadre d’un contrôle l’absence à l’instant « t » vaut potentiel de sanction. Puisque Qualiopi certifie un processus d’amélioration continue cela semble cohérent de pouvoir valider au terme de l’audit une réponse et des éléments de preuve qui auraient permis de lever une non-conformité le lendemain même de sa notification par la présentation d’un plan d’action déjà opérationnel lors de l’audit.

Si l’auditeur n’est pas en posture de conseil, il peut chercher, par un questionnement constructif (c’est le terme qui me semble synthétiser la suite du propos), à permettre au PAC audité de fournir des explicitations ou éléments de preuve que, lui, auditeur jugera recevables. J’exprime en ces termes, en réunion d’ouverture, que je ne suis qu’un transmetteur et qu’à ce titre j’ai besoin d’éléments qui me paraissent suffisamment objectifs pour que je puisse les transmettre à l’O.C. afin que celui-ci les valide en vue de la certification. Certains OC, comme Afnor, délèguent , me semble-t-il, à leurs auditeurs cette responsabilité de jugement.

En fonction de la présentation qui a été faite, des échanges qui ont eu lieux depuis le début de l’audit, je peux considérer, en tant qu’auditeur, avoir déjà reçu de la part du PAC des éléments de preuves pour un indicateur « y » qui ne me seront pas présentés d’emblée pour un indicateur « x ». Quel serait l’intérêt dans l’esprit de l’audit de ne pas prendre en considération cet élément de preuve même si le PAC ne l’avait pas présenté comme tel ? « Ne m’auriez-vous pas présenté déjà un document qui atteste de ce que vous me dites ? » s’apparente, à mon avis, davantage à la maïeutique qu’au conseil. C’est du questionnement et celui-ci m’apparait constructif dans le sens où le PAC lui-même peut prendre conscience, s’approprier un élément de preuve de sa démarche d’amélioration continue qu’il n’avait pas repéré si clairement.

L’audit Qualiopi me fait penser à la VAE dans sa démarche d’auto-analyse (« réflexivité » est le terme actuellement utilisé), moment où une personne, et en l’occurrence un organisme, explicite son niveau de compétences, ses manières de faire et les formalise.

L’audit peut être un moment, pour le PAC, d’appropriation de ses singularités par le regard de l’auditeur qui peut souligner par exemple des points forts. Si je ne mentionnais pas, à mes tous premiers audits, les points forts prévus dans la grille d’évaluation de l’OC pour lequel j’interviens, je le fais de plus en plus. Je rencontre, par chance, des PAC motivés, sérieux, professionnels qui pour la plupart présentent des expertises soit pédagogiques, soit techniques, soit de connaissance de leur environnement qui me font penser que la formation continue est soutenue par des PAC de qualité et conscients de la nécessité d’une démarche d’amélioration continue pour le rester. L’audit est un moment tant de test que de confrontation avec un interlocuteur qui a une connaissance large des PAC de par « l’intimité » de description de multiples fonctionnements auquel il est confronté. Cette connaissance ou expérience peut l’amener d’une part à constater les manques voire les déviances mais également d’autre part les singularités positives des PAC audités. Pourquoi ne pas en faire état aussi pour le second cas ?

Un audit ne peut-il être, pour le PAC, un moment intense d’analyse de son fonctionnement de par sa volonté de répondre aux demandes, aux questionnements de l’auditeur et d’appropriation, le cas échéant, de spécificités que l’explicitation envers un tiers a conduit à formuler. Ceci n’empêche naturellement nullement de faire l’état de points qui ne satisfont pas aux exigences du référentiel.

Qu’en pensez-vous ? Y-a-t-il matière à débat ? Si oui, j’espère que les échanges seront riches.

Jean-Louis Vincent, 14 novembre 2023